Hogyan válasszunk jól rendezvényhelyszínt?

A csapatépítő programok minden cég életében fontos szerepet játszanak. Egy sikeres tréning alkalmával a résztvevőknek javul a kommunikációjuk, jobban megismerik egymást, növekszik a bizalom és a közös célokba vetett hit, sikerélményekhez jutnak, új kooperációs készségek és stratégiák alakulnak ki. Az átélt, közös élmények rövid, közép- és akár hosszútávon is minőségbeli változást idéznek elő a csapat életében, mert a résztvevők pozitív élményekkel és megerősödött kapcsolati hálóval térnek vissza a munkahelyükre.

A legfontosabb dolog, hogy már az elején eldöntsük, milyen típusú rendezvényt szeretnénk lebonyolítani, mert egy többnapos, nagy létszámú konferenciához sokkal nagyobb technikai felszereltséget kell biztosítani a résztvevők számára, mint egy tréninghez vagy egy kihelyezett értekezlethez.

Egy jó képzés vagy céges esemény helyszínének kiválasztása már fél siker, éppen ezért, nagy körültekintést igényel. Az alábbiakban az alapvető elvárásokat (tisztaság, engedélyek, szakmai felkészültség, stb.) figyelmen kívül hagyva, pontokba szedtük a helyválasztás legfontosabb szempontjait.

• • A helyszín viszonylag gyors időbeli elérhetősége a résztvevők számára.
• • A rendezvény megfelelően megválasztott időpontja, időtartama (évszak, napszak választása, ünnepnapok, időjárás figyelembe vétele).
• • Döntés arról, hogy kültéri vagy beltéri rendezvényt szeretnénk.
• • A helyszín befogadóképessége és a várható létszámhoz igazított helyszín berendezési típusainak egyeztetése (széksoros, állófogadás, kerekasztal, U alak, stb.).
• • Megközelíthetőség és parkolási lehetőségek. (Személyautókkal vagy akár buszokkal is.)
• • A rendezvénytermek technikai felszereltsége (légkondicionáló, fénytechnikai és audiovizuális követelmények).
• • A rendezvénytermek megfelelő állapotú és minőségű berendezési tárgy felszereltsége.
• • Hálózati kapcsolatok és hálózati lefedettség megléte, minősége (WIFI, internet, stb.).
• • A catering lehetőségei és minősége (ételérzékenység, -allergia felkészültség).
• • Többnapos rendezvény esetén a szálláslehetőség száma, típusai, minősége.
• • Megfelelő kiszolgáló és mellékhelyiségek (raktár, ruhatár, mosdók, illemhely, stb.).
• • Barátságos, segítőkész személyzet, hozzáértő, segítőkész, könnyen elérhető kapcsolattartó.
• • Outdoor tréning vagy többnapos tréning esetén a külső programlehetőségek típusai, igénybe vételének lehetőségei.
• • Nyitva tartás (mikortól lehet „birtokba venni” a helyszínt és mikor kell elhagyni, a kiegészítő szolgáltatások esetében is).
• • Biztonságosság (parkolás, értékek, stb.).
• • Különleges előírások, szabályok előzetes megismerése (pl.: zajszint korlátozás, természetvédelem, stb.).
• • A kizárólagosság lehetősége adott-e a helyszínen?
• • Fizetési lehetőségek és kedvezmények ismerete (egyénileg igénybe vett szolgáltatások esetén).
• • Egyedi, kiegészítő, különleges szolgáltatások ismerete; főleg, többnapos tréning esetén.
• • Honlap, amin a résztvevők esetlegesen előre tudnak tájékozódni.